Politique de confidentialité

Mise à jour :  27 juillet 2026‍

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Conformément à la législation sur la protection des données à caractère personnel, notamment, le règlement (EU) 2016/679 du Parlement Européen et du Conseil du 27 avril 2016 et la loi 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, Simplon.co s'engage à protéger l’ensemble des informations personnelles collectées et utilisées dans ses traitements.

1. Qui sommes-nous ?

La présente politique décrit la manière dont Simplon.co traite les données à caractère personnel dans le cadre de ses activités d’organisme de formation professionnelle agréé Qualiopi et organisme certificateur.

Le responsable de traitement est Simplon.co SAS, entreprise agréée ESUS au capital de 469 690 euros. immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés de Bobigny sous le numéro 792 791 329 dont le siège social est 55 RUE DE VINCENNES, 93100 MONTREUIL FRANCE.

2. Champ d’application

Cette politique s’applique à tous les traitements réalisés par Simplon.co concernant : candidats, apprenants, parents/tuteurs légaux le cas échéant, personnels formateurs, partenaires, maîtres d’apprentissage, alumni, visiteurs des campus, prestataires, prospects, clients et utilisateurs des sites et plateformes numériques.

3. Quelles données collectons-nous ?

Nous respectons le principe de minimisation : seules des données adéquates, pertinentes et limitées sont collectées dans le cadre des traitements de données que nous réalisons. 

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La typologie des données personnelles collectées est la suivante :

• Données d’identité et de contact : nom de naissance, nom marital, nom d’usage, prénom(s), date/lieu de naissance, nationalité, pièce d’identité, numéro de pièce d’identité, e-mail, téléphone, adresse postale, photo d’identité.
• Données académiques : dossiers de candidature, résultats aux examens, évaluations en cours de formation, assiduité, diplômes obtenus précédemment, relevés de notes, enquêtes d’insertion, dossiers professionnels (dans le cadre des passage de TP et certifications), exercices / briefs déposés dans le cadre des actions de formation suivies, sanctions disciplinaires.
• Données relatives aux expériences professionnelles antérieures : numéro de demandeur d’emploi, intitulé du ou des poste(s) ou stage(s), fonctions, responsabilités, entreprises.

• Les motivations quant à une demande de candidature à une formation de Simplon.co.
• Données administratives et financières : scolarité, bourses/aides, facturation, paiements, contentieux.
• Données financières et relatives aux ressources humaines telles que les salaires, les évaluations ou les formations suivies par les collaborateurs.
• Données relatives à la vie étudiante et vie professionnelle : situation professionnelle (salarié, stages/apprentissage/alternance (employeur, tuteur)), accès aux locaux, participation aux événements.
• Données relatives aux systèmes d’information et aux sites web de Simplon.co : identifiants, données de connexion et de navigation, données liées au navigateur, paramètres de sécurité, cookies et traceurs, données d'interaction et d'ouverture des courriels issues des pixels de suivi (horodatage d'ouverture, adresse IP, type de terminal et logiciel de messagerie). 
• Données particulières (sensibles) : données de santé pour aménagements liés au handicap.

En outre, dans le cadre de formations faisant l’objet de financements publics, sont collectées les données personnelles suivantes : 

• Données de gestion relatives aux charges et revenus de Simplon.co : prestations de services (contrats, factures, documents de mise en concurrence, supports de publicité), fonctionnement (contrats, factures, quittances de loyer, etc.), personnel (contrats, bulletins de salaires, feuilles de temps, ordres de mission), déplacements (justificatifs de déplacements, notes de frais) et revenus (conventions et factures).
• Données liées à la formation : Tout document lié à la réalisation de la formation et toute publicité de la formation. 
• Données spécifiques relatives aux apprenants et liées aux demandes de subventions (requises dans environ 80% des cas) : nom, âge, lieu de résidence, numéro d’inscription à France Travail, RQTH (Reconnaissance de la Qualité de Travailleur Handicapé) et toute autre donnée exigée par le financeur, selon la convention. Les données sont traitées de manière à garantir leur confidentialité tout en permettant le reporting nécessaire aux financeurs. 

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Les données sont principalement issues de collectes directes via : 

• La navigation et les données saisies à travers notamment les formulaires ou questionnaires de collecte des différents sites web de Simplon.co et/ou outils tiers ; 
• Les données transmises par les candidats ou les étudiants au cours de leurs formations ; 
• Des formulaires papier ;
• Les renseignements fournis par les prospects, candidats ou clients lors de forums, salons, formulaires informatisés ou papier avant, pendant et après le déroulement du cursus ;
• Des organismes ou plateformes publiques, le cas échéant ;

Le cas échéant, des données peuvent être collectées de manière indirecte collectes via nos partenaires académiques, entreprises, techniques.

4. À quelles fins et sur quelles bases légales ?

La base légale retenue est fonction du traitement de données en question (article 6 du RGPD) :

• Liée au respect des obligations légales de Simplon.co,
• Nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à des mesures précontractuelles,
• Liée au consentement de la personne concernée,
• Nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée,
• Liée aux intérêts légitimes de Simplon.co.

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Les finalités des traitements de données opérés par Simplon.co sont les suivantes : 

• La gestion et le suivi des candidatures ;
• La gestion des admissions et inscriptions aux formations dispensées par Simplon.co ;
• L’organisation de la scolarité et l’accès aux plateformes d’enseignement incluant la visioconférence ;
• La gestion, dans le cadre des formations, de l’évaluation continue ainsi que des examens, partiels et jury d’attribution des diplômes ou certificats ;
• La gestion des stages ou alternances ainsi que celle de l’insertion professionnelle ;
• La gestion administrative et financière incluant le suivi des facturations ;
• La gestion des contrats de Simplon.co incluant ceux passés avec ses prestataires ;
• La mise en place des mesures de sécurité informatiques ou physiques incluant la vidéosurveillance des sites ou le contrôle des connexions informatiques ;
• La gestion des demandes d’exercice de droits par les personnes concernées ;
• La mise en place, le cas échéant, de sanctions disciplinaires ;
• La collecte de la taxe d’apprentissage, de subventions ou du mécénat d’entreprise ;
• La gestion de la délivrance de diplômes ;
• La gestion de la relation avec les entreprises et les tuteurs, maîtres d’apprentissage, dans le cadre de l’alternance ;
• La transmission de données à des entreprises, partenaires ou filiales de Simplon.co ou encore à la Fondation Simplon.co ;
• La gestion et le suivi de la vie des campus et des campagnes de communication institutionnelles internes ou externes ainsi qu’événementielles ;
• Les relations avec les alumni, clients et partenaires ;
• La qualité et le pilotage des enquêtes internes et externes incluant la réalisation de statistiques dont les données liées à l’insertion professionnelle ;
• La gestion de la prospection et du marketing incluant la réponse aux demandes d’informations ou de devis ;
• La mesure d’audience sur les sites web et outils internes ;
• La gestion de messagerie et des outils internes mis à la disposition des étudiants et collaborateurs ;
• La gestion administrative des collaborateurs et des ressources humaines incluant le suivi des formations, la gestion des absences et des évolutions professionnelles ; 
• La gestion des personnes à contacter en cas d’urgence ;
• La gestion des outils et du parc informatique de Simplon.co incluant ceux mis à la disposition des étudiants, collaborateurs et prestataires ;.
• la gestion des certifications détenues par Simplon.co, la gestion et le contrôle des organismes habilités par Simplon.co à dispenser des parcours de formation préparant à l’obtention de la certification et/ou à organiser les épreuves d’évaluation afférentes aux formations que ces organismes auront dispensées ;.
• L’information et la communication sur nos formations professionnelles à destination des particuliers, entreprises et autres organismes ; 
• La justification des subventions et financements publics : conservation des preuves de réalisation de la formation et de l'éligibilité des apprenants pour les audits de financeurs ; 
• La communication et la publicité liée aux actions de formation financées. 

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S’agissant des données collectées par les pixels de suivi d’emails, les finalités de traitement sont les suivantes : 

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i) Pour la nécessité du service (intérêt légitime) : 

• La mesure de la délivrabilité des courriels transactionnels et d'information ;
• Le nettoyage les listes de contacts inactifs ; 
• La sécurité des authentifications par email ;

ii) Lorsque vous y avez consenti : 

• L’analyse de la performance des campagnes de communication/prospection ; 
• La personnalisation du contenu et de la fréquence des emails ; 
• Le profilage et réadressage publicitaire (retargeting) à partir des interactions par email. 

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Simplon.co ne prend pas de décisions produisant des effets juridiques exclusivement sur la base d’un traitement automatisé.

5. Destinataires

En interne, seuls les services concernés de Simplon.co ont accès aux données des personnes concernées, dans la limite de leurs attributions respectives et besoins.

Pour répondre à ses obligations légales ou à des engagements contractuels, Simplon.co peut transmettre des données personnelles à ses partenaires académiques, entreprises d’accueil ou clientes, organismes publics liés à la formation continue (France Compétence, la Caisse des Dépôts et Consignation) ou participant au financement de formations, au ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche, prestataires sous-traitants tels que des hébergeurs, éditeurs de contenus pédagogiques ou d’outils, des plateformes de paiement en ligne, des outils de mesure d’audience, routage e-mail ou de visioconférence.

Tout sous-traitant est contractuellement tenu à des garanties de sécurité et de confidentialité offrant un niveau élevé de protection des données.

6. Transferts hors UE

Nous privilégions l’hébergement des données personnelles au sein de l’Union européenne. 

Si un transfert hors EEE s’avère nécessaire, dans ce cas Simplon.co prendra toutes les mesures nécessaires afin de veiller à ce que le prestataire ou partenaire présente un niveau de protection des données personnelles adéquat au regard de la législation et réglementation sur la protection des données personnelles et utilisera un mécanisme conforme telle qu’une décision d’adéquation ou des Clauses Contractuelles Types validées par la Commissions européenne. 

Vous pouvez obtenir des informations sur les garanties applicables auprès du DPO.

7. Durées de conservation et mesures de sécurité

Les données collectées et traitées par Simplon.co sont conservées le temps strictement nécessaire aux finalités et/ou pour satisfaire aux obligations légales. Cette durée peut varier selon la catégorie de données ou les traitements concernés.

Soucieuse de garantir la sécurité des données, Simplon.co met en place un niveau de sécurité adapté et proportionnel aux risques encourus en prenant toutes les précautions utiles qu’elles soient physiques, logiques, administratives ou organisationnelles, au regard de la nature des données qu’elle collecte, traite ou transfère.

Les durées de conservation spécifiques aux formations subventionnées dépendent de la nature du financement public et des obligations conventionnelles qui y sont liées. Simplon.co doit conserver l'intégralité des documents pertinents selon les règles suivantes : 

• Formations financées par la région et/ou le FSE (Fonds Social Européen) et/ou sous convention spécifique : Les documents et données sont conservés pendant 10 ans à compter de la fin ou du début de la convention, selon les termes de ladite convention. 
• Autres formations : Les documents et données sont conservés pendant 6 ans. 

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Durée de conservation spécifique aux pixels de suivi dans les courriels : 

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Pour la gestion de la délivrabilité et l'assainissement de nos bases de contacts (pixels ne nécessitant pas un consentement), nous appliquons le principe de minimisation : seule la date (à la journée près, sans enregistrer l’heure exacte) de la dernière ouverture connue du courriel est conservée. Cette donnée est mise à jour à chaque nouvelle ouverture avec écrasement de la précédente.

Pour les pixels soumis à consentement (analyse marketing et profilage), les données d'ouverture sont conservées pour une durée maximale de 13 mois.

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8. Exercice des droits

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Conformément au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi française 78-17 modifiée dite Loi Informatique et Libertés, la personne concernée dispose d'un droit d'accès, de modification, de rectification, de limitation du traitement, de retrait du consentement, de suppression de ses données à caractère personnel et d'un droit d’opposition pour motif légitime en remplissant le formulaire ci-joint. 

Simplon.co a désigné une déléguée à la protection des données qui peut être saisie à l’adresse rgpd@simplon.co.

La personne concernée dispose également d’un droit de réclamation auprès de l’autorité nationale de protection des données qui est pour la France, la COMMISSION NATIONALE DE L'INFORMATIQUE ET DES LIBERTÉS au 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07

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9. Evolution de la présente politique de confidentialité

La politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou aménagée à tout moment en cas d’évolution légale, jurisprudentielle ou des traitements de données réalisés.

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